Penyata bank merupakan dokumen rasmi yang dikeluarkan oleh institusi kewangan untuk merekodkan semua transaksi yang berlaku dalam sesuatu akaun bank dalam tempoh tertentu. Dalam konteks perniagaan, kefahaman terhadap penyata bank adalah sangat penting kerana ia menjadi asas kepada pengurusan kewangan yang cekap dan teratur.
Kepentingan utama penyata bank kepada perniagaan, khususnya dalam aspek kawalan aliran tunai, pengurusan jualan dan perbelanjaan, penyimpanan bukti dokumen serta rekod transaksi yang jelas bagi tujuan perakaunan dan percukaian.
Menjaga Aliran Tunai Syarikat
Salah satu fungsi utama penyata bank ialah membantu pemilik atau pengurus perniagaan memantau aliran tunai masuk dan keluar. Dengan meneliti penyata bank secara berkala, pihak pengurusan dapat:
- Mengenal pasti pola pendapatan & perbelanjaan bulanan
- Merancang bajet secara lebih berdisiplin
- Mengelakkan risiko kekurangan tunai dari semasa ke semasa
Aliran tunai yang sihat merupakan indikator kepada daya maju sesebuah perniagaan. Oleh itu, penyata bank berfungsi sebagai alat penting untuk membantu membuat keputusan yang lebih bijak dan tepat pada masanya.
Mengawal Jualan dan Perbelanjaan
Penyata bank mencatat semua bentuk penerimaan dan bayaran, termasuk jualan yang dikreditkan ke akaun dan pembelian atau perbelanjaan yang didebitkan. Dengan membandingkan penyata bank dengan rekod jualan dan invois perbelanjaan, pemilik perniagaan boleh:
- Mengenal pasti sama ada semua jualan telah diterima bayaran sepenuhnya.
- Mengesan bayaran tertunggak daripada pelanggan.
- Memastikan tiada transaksi tidak sah atau meragukan berlaku.
Pengawalan ini membantu mengekalkan keseimbangan antara pendapatan dan perbelanjaan, serta mengekang risiko pemborosan atau ketirisan kewangan.
Penyimpanan Bukti Dokumen
Penyata bank juga berperanan penting dalam penyediaan rekod perakaunan yang lengkap dan tepat. Ia perlu disimpan bersama dokumen sokongan lain seperti resit, invois, dan baucar bayaran. Ini adalah penting untuk:
- Tujuan audit dalaman dan luaran.
- Penyediaan laporan kewangan yang mematuhi piawaian perakaunan.
- Penyediaan dan pengemukaan taksiran cukai tahunan kepada LHDN.
Pihak LHDN memerlukan bukti transaksi sekiranya berlaku semakan atau audit. Maka, penyimpanan penyata bank dan dokumen berkaitan secara sistematik adalah satu keperluan undang-undang yang tidak boleh dipandang ringan.
Merekod Tujuan Transaksi Secara Jelas dan Ringkas
Dalam era perniagaan moden yang banyak bergantung kepada pemindahan wang secara atas talian (online banking), adalah amat penting untuk setiap transaksi dicatat dengan tujuan yang jelas dalam ruangan rujukan atau keterangan (reference). Contoh rekod yang disarankan:
- “Abc Ent – INV1234 Stok Niaga”
- “Mohd Nizam – Gaji April25”
- “Sewa Pejabat – May25”
- “XYZ Sdn Bhd – INV1234 Printer”
- “Nur Asma – Petty Cash Office”
Maklumat yang ringkas dan spesifik ini akan memudahkan pencarian semula maklumat semasa penyusunan laporan kewangan atau semakan audit di kemudian hari. Ia juga memudahkan urus niaga dikendalikan tanpa kekeliruan, terutama jika melibatkan transaksi yang kerap dan pelbagai pihak.
Kefahaman yang mendalam tentang penyata bank adalah elemen penting dalam pengurusan kewangan sesebuah perniagaan. Ia bukan sekadar catatan transaksi, tetapi alat kawalan yang membantu memastikan aliran tunai berada dalam keadaan stabil, perbelanjaan terkawal, dan rekod kewangan lengkap untuk tujuan perakaunan serta percukaian.
Dengan mengamalkan pencatatan yang jelas dan penyimpanan dokumen sokongan yang sistematik, sesebuah perniagaan boleh beroperasi dengan lebih berdisiplin, telus dan bersedia untuk pertumbuhan jangka panjang.